SEMDA är ett fristående system som "matas" med data från ett medlemshanteringssystem för Rotaryklubbar, i Sverige/Lettlands fall heter det matande systemet ClubAdmin. Klubbar och distrikt kan inte logga in i SEMDA, det är ett system som leverantören SEMDA AB handhar.
SEMDA tar emot informationen och jämför den med vad som finns i Rotary Internationals medlems- och klubbdatabas (MyRotary).
När SEMDA hittar skillnader så skickar SEMDA in ny, uppdaterad data som kommer från det lokala medlemshanteringssystemet in till MyRotary.
När en ny medlem läggs in i ClubAdmin så skickas den nya medlemmen även till My Rotary och ett RI-medlemsnummer kommer i retur från My Rotary vilket läggs in i ClubAdmin. Detta är idag den enda kommunikation som går tillbaka in i ClubAdmin.
Detta innebär att vi alltid skall utföra ändringar i vårt lokala system, ClubAdmin, som i sin tur uppdaterar MyRotary. Skulle vi utföra ändringar i My Rotary så kommer de att försvinna eller ligga som medlemmar i My Rotary men inte i ClubAdmin. Därför måste ALL medlems- och klubbhantering ske i ClubAdmin.
SEMDA körs varje natt. Det innebär att ändringar i ClubAdmin blir synliga först dagen efter i My Rotary.
SEMDA körs för närvarande i dessa länder:
- Sverige
- Danmark
- Finland
- Schweiz
- Belgien
- Luxemburg
- Tyskland
- Österrike
- Italien
- Frankrike
Detta innebär att 14% av våra 1.200.000 medlemmar passerar Semda